圧倒的なマニュアル作成工数削減

通信販売システムのマニュアル作成とホームページでのユーザー向けヘルプの公開

エー・アール・システム株式会社
営業部 販売推進部長 前多 秀紀様

自社の通信販売システムをお持ちのエー・アール・システム株式会社様(ソフトウェア開発、通信販売業務指導コンサルタント)に、Dojoをご購入いただきました。 ご導入いただくにあたっての動機や採用のポイントについてお話をお伺いしました。

導入の背景

  • 自社パッケージシステムの操作マニュアル作成業務を軽減したかった
  • ホームページで利用者にわかりやすいマニュアルを提供したかった
  • FAQ

導入前の具体的な課題について

現状と課題

自社開発のパッケージソフトの開発/ 販売とサポートを事業としており、各種のマニュアル作成や問い合わせ対応業務を行っております。マニュアル作成業務は、システムのバージョンアップのたびに新機能の追加などの編集作業が発生するので、全体的に作業工数を軽減できないかと考えていました。また、ホームページには200社以上のお客様が利用する専用のページがあります。そこに公開するための操作マニュアルやFAQについても、工数をあまりかけずに内容を充実させたいと考えていました。

課題解決の検討

例えば、あるシステムのマニュアルは100ページ以上あります。そのため、新規で作成するときだけでなく、改版のために追加編集を行うときにも時間がかかっていました。具体的には、システムの画面を操作に合わせて1画面ずつ保存し、その後、操作手順や操作場所をわかりやすく解説するために、オートシェイプで枠を追加したり、吹き出しを利用するなどの編集作業を全て手作業で行っていました。これらの作業工数を抑えて、かつ効果的な運用についてよい解決策はないものかと考えていました。そこで、キャプチャー作業を自動化できる『Dojo』は工数削減にとても有効だと感じて採用しました。また、マニュアル作成だけでなく、ホームページ上でお客様に公開するための操作マニュアルとしても利用できるという点もポイントでした。

比較検討のポイント

主な採用のポイント

  1. 自動での画面キャプチャー機能
  2. Word形式への対応と10種類の出力形式
  3. 動的な形式への出力
  4. 完成マニュアルの配布や公開方法に制限やライセンスフィーがない

1. 自動での画面キャプチャー機能

画面キャプチャー機能は、マニュアル作成作業の初期段階でとても有効だと感じています。画面の追加やコピーもDojo上ではとても簡単にできます。操作するだけで必要な画面をキャプチャーできる点だけでなく、伝えたい内容に合わせて、全体をフルスクリーンで撮ったり、操作している画面のみを単体で撮ったりと多彩なキャプチャー方法があるので、使いこなすことによってよりわかりやすいマニュアルを作成できると思っています。

2. Word形式への対応と10種類の出力形式

もともと作成していたマニュアル類がWord形式でしたので、検討段階で対応していないソフトウェアは候補になりませんでした。その点においてDojoは、Microsoft® Word/Microsoft® Excel®/Microsoft® PowerPoint®というビジネスシーンでよく利用する形式に全て対応していたことは採用のポイントとなりました。ドキュメント類のみ、または、Flashのみという形式が限定されているものが多い中で、Dojoは静的と動的を合わせて10種類の形式に標準で対応していました。この点は他と比較しても圧倒的に多かったため、将来的な運用と活用の幅を考えた上でも高評価でした。

3. 動的な形式への出力

Dojoで対応している形式にFlashやDHTMLがあったことも採用のポイントとなりました。Dojoでは、1つの原稿データからWordなどのドキュメント類と動的なDHTM LやFlashも同時に作成できるので、データの同期をとりつつ作業の効率化も実現することができると感じました。

4. 完成マニュアルの利用方法や公開方法に制限やライセンスフイーがない

マニュアルを配布する対象は200社以上あります。この現状と今後の増加を考えた時に、見る側にライセンス費用が発生したり利用者数を制限したりすることは考えていませんでした。その点においてもDojoは、配布や公開方法に制限がなく自由に利用できる点と、見る側にライセンス費用や制限が不要という当社が望むものでした。

今後に向けて

購入後から現在までの間に数回のリビジョンアップがありました。最新版では「マニュアルエディター機能」が加わったので、これから試しながら上手に利用していきたいと考えています。また、リビジョンアップ時には顧客からの要望を多く採用しているとのことなので、いち利用者として意見させていただきながら、一層の機能拡張を期待しています。

最後に・・・(テンダ視点)

自社のパッケージソフトをお持ちなので、マニュアル作成やサポート業務で多くの利用シーンがあります。効果をはやくご実感いただけるようにご支援させてただきます。また、引き続き多くのご意見やご要望をお待ちいたしております。

Dojoの使いやすさ、
自動作成の便利さを
是非、お試しください!

お問い合わせ

0120-114-392

0120-114-392

受付時間
平日9:00~18:00

メールでのお問い合わせ

学習管理システム(LMS)も導入するなら

『GAKTEん(ガクテン)』はDojoで作成したeラーニングコンテンツの管理はもちろん、学習状況や利用者も一元的に管理できる、クラウドで利用するLMS(Learning Management System=学習管理システム)です。
Dojoを利用して自社で手軽にコンテンツを作り、GAKTEんで配信・管理をするため、様々な工数を削減することができます。

「GAKTEん」をもっと詳しく

上に戻る 無料:Dojo体験版を試してみる >Dojoに関する問い合わせをする