マニュアルの共通化・効率化の両面を実現

「Dojo」でセキュリティインシデント対策 & マニュアル作成工数を80%削減!

リコージャパン株式会社 ICT事業本部 ICT技術本部
DSPSソリューション部門 テクノロジーセンター
小畠 宏之 様、清水 千吏 様、高野 浩一 様、田附 朋之 様

リコージャパン株式会社ICT技術本部のメンバー

■マニュアル作成ツール導入前の課題

―リコージャパンではマニュアル作成ツール導入前にはどんな課題がありましたか。

幣センターではドキュメントに関して「共通化・効率化・共有化」の3つの目標がありました。マニュアル作成において重視したのは「共通化」と「効率化」で、マニュアルのファイル形式の見直しやひな形の作成、制作時間を削減する効率的な方法などを検討しました。

以前作成した既存のマニュアルの使い回しをすると、操作画面に含まれるお客様名やお客様個別の情報(IPアドレスなど)が外部に流出する「セキュリティインシデント」発生の恐れがあります。しかし、それを防止するために流用を禁止とすると、お客様毎に操作画面のキャプチャを取得する必要があり、逆に作業時間が掛かってしまいます。

そこでマニュアル作成ツールを導入し、共通化(ファイルタイプやデザインの統一)と効率化(作業時間の短縮)の両目標達成を目指すことにしました。

■10社以上のマニュアル作成ツールの中で勝ち残ったDojo

―数多くのマニュアル作成ツールがひしめき合う中、どうしてDojo導入に至ったのでしょうか。

2018年度は「SE作業の標準化と効率化」というミッションがありました。日々の案件で、お客様の運用に合わせたユーザーマニュアルや管理者マニュアルの作成があり、SE作業を行う身としては少しでもドキュメントの制作時間を減らしたいという思いがありました。

そこで、新規作成と既存マニュアルを使用した再作成、両方の1年間のマニュアル作成工数を算出したところ、「1案件に対して平均で約2人日」、「1ページに対して平均で約20分」もかけていることがわかり、マニュアル作成ツールの導入検討をはじめました。

10社のツールを比較して上位2社に絞り込み、それぞれデモを実施いただき、体験版検証も行いました。その結果、Dojoは主に3つの点で他社のマニュアル作成ツールより優れていることがわかりました。

  • 【機能面】 PowerPoint形式の出力、Wordテンプレートの加工ができる
  • 【サポート】ヘルプデスクサービスがある
  • 【拡張性】 ライセンスの追加が安価にできる

共通化と顧客ニーズをクリアするために、弊センターではPowerPoint形式での出力機能は必須でした。また、他社にはないサポートやライセンスの拡張性、利用方法に応じて価格帯が分かれているなど、Dojoの決め手は多岐にわたりました。

■Dojoで作成されたリコー複合機マニュアル

―皆様はどんなマニュアルをDojoで作成し、展開しているのでしょうか。

リコー複合機の操作マニュアルをはじめ、プリンタードライバの使い方やインストール方法などを作成しています。マニュアルにはそれぞれお客様向け納品用と、社内作業用の2種類があります。

お客様向け納品用マニュアルは、マニュアルエディター機能を利用して弊社ロゴをヘッダーとフッターに挿入し、固定位置に画面キャプチャが自動挿入される専用テンプレートを用意し作成しています。社内作業用のマニュアルは簡易作業手順書の様なもので、Dojoの基本機能で作成しています。どちらもDojoで取得した画面キャプチャを使いWordやPowerPointデータに出力し作成しているため、工数はほとんど掛かっていません。

リコージャパン様 マニュアル作成事例(参考資料:認証プリントユーザー管理ツール 管理者マニュアル)

マニュアル作成事例認証プリントユーザー管理ツール管理者マニュアル

■ユーザーに寄り添った製品

―実際にDojoを使用してみた感想や、利用時に困ったことなどはありますか。

Dojoはセットアップが簡単ですぐに利用開始できました。また、導入時の基本編、応用編(各2時間)の訪問操作指導サポートがあり、Dojoの操作習得も容易でした。必要最低限のライセンス数で始めていますので、今後、他部門がDojoの利用を希望した場合、ライセンス数を増やすことを考えています。

現在のところ特に困ったことは無く、基本的に訪問操作指導でいただいたマニュアルを見ながらDojoに触れることで解決できています。Dojoは操作性がMicrosoftのOffice製品に近いので分かりやすいです。

■マニュアル作成工数の大幅削減とセキュリティインシデント対策を実現

―Dojo導入により従来のマニュアル作成と比較して、どの程度工数を削減できましたか。

RICOH複合機の操作マニュアルは、お客様毎の操作パネルの図と説明が必要です。Dojo導入以前はブラウザで操作パネルを表示し1画面ずつキャプチャを取得、PowerPointに添付して位置などを整え、操作説明を記入します。16画面分のサンプルで30分は掛かっていました。

しかしDojoでは自動で画面キャプチャするだけではなく、パネル毎の操作も記録でき、マニュアルエディターのテンプレート機能で画面キャプチャの位置も固定され、同じサンプルを6分程度で作成できます。工数が80%も削減できました。

マニュアルを新規作成しても再利用しても、1ページの作業工数に大差がないことが分かっていたため、導入後はDojoで都度、新規作成することにしました。それにより、共通化と作業時間の効率化を図ることができ、さらに「セキュリティインシデント」の発生も防ぐことができました。

■テレワークの恒常化、アフターコロナ対策としてのマニュアル

―コロナ終息後のテレワーク恒常化において、マニュアルの必要性は高まると思いますか。

マニュアル無しで問題なく使えるシステムが理想ではあります。ただ、実際には簡単に運用できないシステムも多いため、テレワーク環境でも利用できるようにマニュアル整備は不可欠でしょう。Web会議などの基本ツールだけではなく、リモートですべてのシステムを利用するのですから、わかりやすいマニュアルが求められます。また、システム操作習得のためにいつでも誰でもeラーニングコンテンツを作成でき、学習できる環境整備も必要になると考えています。

さらに、リコージャパンもそうですがBPOを請け負う際の整備や、既に着手しているRPA化の拡充に向け業務手順書作成も必要となり、そこでもDojoが活用できると考えています。

■自社での事例を基に拡販をしていく

―Dojoやテンダに何を期待しますか。

最近はタブレットで利用するシステムも増えているため、Dojoでそのマニュアルを簡単に作成できるようになると良いですね。

幣センターではDojoを有効活用できているので、その活用方法を含めリコージャパンのお客様にも紹介し、ビジネスコンセプトである「お客様のその先のお客様にまで届く価値を創出する(※)」ための、ひとつの提案ツールとして拡販していきたいと考えています。

最後に、リコージャパンではNotes移行におけるSI提案にも力を入れています。Dojoだけではなく、テンダのNotes移行ソリューションとも上手く協業や連携ができれば嬉しいですね。

※リコージャパン株式会社コンセプト
https://www.ricoh.co.jp/sales/about/concept/

Dojoの使いやすさ、
自動作成の便利さを
是非、お試しください!

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『GAKTEん(ガクテン)』はDojoで作成したeラーニングコンテンツの管理はもちろん、学習状況や利用者も一元的に管理できる、クラウドで利用するLMS(Learning Management System=学習管理システム)です。
Dojoを利用して自社で手軽にコンテンツを作り、GAKTEんで配信・管理をするため、様々な工数を削減することができます。

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