圧倒的なマニュアル作成工数削減

わかりやすいマニュアルで生産性向上

株式会社 シノテスト
システム情報部
井上 加菜様

Dojoをご採用いただいてからこれまでに200種類以上のマニュアルを作成された株式会社シノテスト様 (昭和26年創業、臨床検査薬の製造/販売のパイオニア)に、導入背景と活用事例についてお話をお伺いしました。

導入の背景

  • 社内におけるシステムの操作マニュアル作成業務を軽減したかった
  • マニュアルの品質を上げてわかりやすくしたかった
  • 全社的な目的として業務の効率化と従業員の生産性を向上させたかった

具体的な利用について

現状と課題

システム情報部では、システムの開発と運用・管理を行っており、社内向けにシステムの操作マニュアルの作成も行っております。その他、システムに関する質問や操作に関する問い合わせにも対応しており、どちらも全体的に工数がかかっていました。従来のマニュアル作成では、画面のプリントスクリーン作業の手間の他に、作成者による書き方のばらつきのために、文章の表現などによっては逆に問い合わせが増えるということもありました。特にシステムの変更時には問い合わせが増えるため工数を要しており効率化したいと考えていました。

課題解決の検討

そこで、システムマニュアルの作成作業の負担軽減と生産性向上を考えて、必要な操作をするだけで手順通りのマニュアルが簡単に作成できる『Dojo』を採用しました。また、「わかりやすいマニュアル」という観点から、実際の画面イメージと動きが伝わり、かつシステムと同じ操作を体験できるシミュレーション形式は有効だと期待をしていました。

導入効果

効果1.マニュアル作成の工数軽減

Dojoを利用することで得られた効果で最も大きかったことは、「プリントスクリーン作業が一切不要となったことによる"作成側"の大幅な工数軽減」です。この部分はマニュアル作成だけでなくシステムの動作検証でも使っており、画面のキャプチャーだけですむことから、ある例では作業工数として「50分の1」になるほどの削減効果がありました。Dojo導入前は膨大な量の画面コピーを手作業で行っていたわけですが、もう今では考えられません。

効果2.わかりやすいマニュアル

次に、「利用者にわかりやすく伝えることができた」ことです。DHTMLという動きを伝えられる動的な再生形式で公開することによって、必要な画面を目で確認しながら正しい手順を効果的に理解させることができました。

実際の運用としてシステムの変更時には、利用者がその場ですぐにマニュアルを参照できるように、変更を案内するデータベースの画面から直接DHTMLコンテンツへリンクを貼っています。このようにシステム本体と説明用DHTM Lのコンテンツを同じ画面で公開する方法を始めてからは問い合わせが激減しました。実際にこの方法で半年前に新しいシステムをリリースしたところ、それについての問い合わせは今のところありません。特に電話での問い合わせ対応は説明が伝わりづらい上、同じ問い合わせを何回も受けるという非効率な業務に悩んでいましたが、それを一気に解消できました。このような、今まで対応にかかっていた時間と費用(人件費・電話料金・その他間接費用)が不要となったことは、作成側だけでなく全体としての業務効率化の実現と生産性向上に繋がっていると言えます。

"コンテスト"で、はやい浸透と運用を実現

成功に導いた独自のアイデア

弊社ではDojoを導入するにあたって、幅広くアイデアを募るために、導入初期にDojoで作ったコンテンツの「コンテスト」を行いました。このことにより自然にDojoの認知度が上がりました。また、様々な内容のコンテンツが集まったので活用の幅を広げるきっかけとなりました。実際に社内でマニュアルを公開し始める時には、事前認識があったことで抵抗感が抑えられ、はやい浸透を実現できました。合わせてDojoの操作が全体的に簡単だったこともポイントで、新しい手法を始めるときにこの操作の容易さは大切だと実感しました。

今後に向けて

Dojoの利用については、他の作成者と共通で使える素材や、デザインなどを準備して工夫しています。その他、導入直後のテンダ講習会の他に、毎月開催している無料で参加できるセミナーは客観的な思考や気づかなかった手法の発見に繋がって有効でした。機能も増えていますし、今後も利用の幅を広げていけるよう、社内環境やより効率的な運用シーンを考えて使っていきたいと思います。

最後に・・・(テンダ視点)

「手作業でやっていた頃とは比べ物にならない」、「もう十分に元は取れた」、という部長の井上様のお言葉には、多方面での利用とその効果にお喜びいただいていることがあらわれており、テンダの関係者一同とてもありがたく受け止めております。また、代表してお伺いした井上加菜様は独自の創意工夫から多方面でDojoを使いこなしていただいており、今以上の期待にお応えするべく、日々の開発研究と合わせて引き続き新しい機能搭載を行ってまいります。

Dojoの使いやすさ、
自動作成の便利さを
是非、お試しください!

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『GAKTEん(ガクテン)』はDojoで作成したeラーニングコンテンツの管理はもちろん、学習状況や利用者も一元的に管理できる、クラウドで利用するLMS(Learning Management System=学習管理システム)です。
Dojoを利用して自社で手軽にコンテンツを作り、GAKTEんで配信・管理をするため、様々な工数を削減することができます。

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