現場の負荷が最小限に

Dojo+RPAで業務効率化を促進

株式会社ティーガイア
社長プロジェクト一部
業務改革・ITサポートチーム
RPA推進担当 徳山 俊孝様

「業務手順書の作成時間が現場の負荷になる」という課題

当社は業務効率化を図る目的で、全社をあげたRPA活用への取り組みを行っております。

現在、私は、RPA推進プロジェクトチームに参画し、導入から現場での具体的な活用・運用に至るまで推進を担当しております。RPAのシナリオ作成を希望する業務ヒアリングでは、当初300件程度の要請があり、現場の期待値の高さを改めて実感致しました。そこで私は、要請内容がRPAのシナリオ化に適している業務であるかの精査を進める一方で、展開を加速する際に課題となりそうな問題点の洗出しと解決を、先行して実施致しました。

RPAシナリオ作成を含むプロセスのテスト運用を繰り返すうち、課題の1つとして認識したのは、「業務手順書の作成時間が現場の負荷になる」という点です。RPA化を望む業務は、実務担当者が詳細を把握しています。

しかし、実務担当者は、RPAに精通しているわけではありませんので、「RPA化に適している業務であるか」という判断は、私のようにプロジェクトを推進する担当の知見が必要となりますし、RPAシナリオ作成支援者は実務の流れを把握する必要があります。様々な立場の意見交換をスムーズに行うための指標として、現在の業務手順書の作成が必要となります。業務手順書は、非常に重要なエビデンスであると同時に、全社的な作業量は大幅な増加が予測されたため、現場へ負荷の少ない形での推進方法について、検討を開始しました。

使いやすい操作感が決め手

展示会に足を運んだ同僚より、マニュアル自動作成ツール「Dojo」について、情報共有がありました。早速、デモンストレーションを拝見すると、操作が非常に簡単であると同時に、操作した手順通りにエビデンスが自動で作成できる、という印象を受けました。そこで、本格的な導入検討を始め、類似ツールと比較検討を行いました。実際に利用する現場にも試してもらった結果、使いやすい操作感が決め手となり、Dojoの導入を決定致しました。

正直、類似ツールよりは高額でしたが、その分サポートが充実している印象です。操作指導では、当社の要望に合わせてカリキュラムを改変頂き、業務手順書作成におけるルール作成においても作成補助を頂けました。サービスとしての価値に大変満足しております。

業務手順書の自動化により、現場の工数負荷を最小限に

今まで、手作業で作成していた担当者からは、Dojo利用後に「とても作業が楽になりました」という嬉しい声が届きました。

Dojoはツールですので、当然、操作手順や社内の推奨ルールを、確認してから使ってもらう必要があります。それを差し引いても、1枚1枚キャプチャー画像を取って、貼りつけて、というプロセスを踏むより、いつも通りの操作を行うだけで、1操作ごとにキャプチャー画像を自動取得し、赤枠や説明文で操作箇所や内容を自動で示してくれる、という点は、効果が大きく現場からの反響がありました。

マニュアル作成では「極力取得画面数を減らして、説明文で補い、全体のボリュームを考慮する」等の検討が必要ですが、RPA活用場面においては「全ての操作記録が、実業務通りに示されているか」という点は重要な要素です。詳細な手順書を自動作成してくれるDojoは、利用者から次々と高い評価を得ていると聞きます。

RPAシナリオ作成支援者と実務担当者のスムーズな連携を実現

現在では、「打ち合わせ前にDojoで1回業務を記録してきてください」と依頼するケースが多々あります。

RPA化推進を加速させる上で、1業務あたりのRPAシナリオ作成完了までにかかる時間を最小限にする狙いがあります。

動画撮影では、コマ送りや「今、どんな操作をしたの?」と口頭で説明を補足してもらう必要がありますが、「クリック」「ダブルクリック」等、実際に行った操作が画面上に記載されているDojoであれば、1スライドごとに表示するだけで、各担当は自身の思考に集中でき効率的です。スムーズな連携により、RPA推進プロジェクト自体の効率化が図れると感じています。

今後はさらに多岐に渡る活用効果に期待

今回のRPA推進プロジェクトを通して、一部の業務プロセスの見直しを併せて実施できればと考えております。改善後の新たな業務手順書の作成においても、Dojoは活用できると思います。

また、すでに「引継ぎ資料の作成に利用したい」「顧客へのシステム説明を分かりやすく伝えるため、コンテンツ化したい」等、利用を希望する声もあがっておりますので、今後はさらに多岐に渡る活用効果に期待も高まっております。

Dojoの使いやすさ、
自動作成の便利さを
是非、お試しください!

お問い合わせ

0120-114-392

0120-114-392

受付時間
平日9:00~18:00

メールでのお問い合わせ

学習管理システム(LMS)も導入するなら

『GAKTEん(ガクテン)』はDojoで作成したeラーニングコンテンツの管理はもちろん、学習状況や利用者も一元的に管理できる、クラウドで利用するLMS(Learning Management System=学習管理システム)です。
Dojoを利用して自社で手軽にコンテンツを作り、GAKTEんで配信・管理をするため、様々な工数を削減することができます。

「GAKTEん」をもっと詳しく

上に戻る 無料:Dojo体験版を試してみる >Dojoに関する問い合わせをする