プレゼンテーションで使用する資料の作成方法に悩む方は多いのではないでしょうか。本来プレゼンテーションの目的は、自身の主張を聞き手に受け入れてもらう事です。その目的が達成されるのであれば資料は不要、と言いたいところですが口述のみで納得のいくプレゼンを行う事は大変難しいため、通常は資料と共に行う事になります。
口頭と紙面や画面の説明をうまく掛け合わせて訴求内容を発表するわけですが、どのように作成すれば聞き手に訴求しやすい資料を作る事ができるのでしょうか。
プレゼンテーション資料の大枠のポイント3選【アジェンダ編】
5w1hでのアジェンダづくり
プレゼンテーション資料を作成する際に注意したい事として、まず5w1hを意識してアジェンダを考える事が挙げられるでしょう。このプレゼンテーションにおいて、誰に（Who)、何を（What)、何故（Why)、いつ（When)、何処で（Where)、どのように（How)伝えたいのかといった部分を明確にしてください。
構成の一例としては、タイトル→課題→解決策→訴求内容→裏付け（根拠・実績・事例）→聴衆へのメッセージ→まとめという流れになります。これらフレームワークは最初からパソコン上で作成するよりも、紙に書いてある程度まとめてから実際の資料作成に入ると作りやすいです。今後、重要な企画書や参考資料となることを考え、紙面にアイデアやポイントをアウトプットして作り込めるようにしましょう。
聴衆中心
プレゼン資料作りにおいて大切な事は、聞き手の立場を考えるという事です。プレゼンテーションを行う目的は、上手なプレゼンを行うというものではなく、聴衆に自分の主張したい事をいかに理解してもらうかになります。そのため、聴衆者となる担当者、役職など相手の心理を先読みして資料を作成する事が求められるでしょう。せっかく準備したプレゼンが聴衆の心に刺さらず、発表者の気持ちが空回りしては意味がありません。
使う資料をしぼりこむ
プレゼンテーション資料を作成する際、つい興がのってしまって膨大なスライド数になってしまう事もあるかもしれません。ですが、あまりに多い資料は聴衆の負担になりますので、できる限り要点や引用、グラフといったものを絞込み、簡潔かつ的確にメッセージを伝える事のできる資料作成を心がけましょう。
繰り返しになりますが、プレゼンテーションの肝はスライド資料の豪華さではなく、いかに相手に自分の主張を受け入れてもらうかです。
作成ポイント3選【テキスト編】
1スライド1メッセージ
プレゼンテーション資料を作る際は、なるべくパワーポイント上で1スライドに1メッセージを意識した方が良いでしょう。1スライドに異なるメッセージが詰め込まれていると、主張があちこちに散ってしまう恐れがありますので、なるべく記載する文字情報は絞り込めるよう内容をブラッシュアップし簡潔に述べられるようにしてください。また、原則箇条書きにして見やすくしましょう。
フォントのデザイン
プレゼンテーション資料を作成する際は、フォント選択にも気を配りたいものです。一般的に使用されるフォントは下記の3種類です。
①ゴシック体：縦横の幅がほぼ同じで可視性が高い
②メイリオ：windows用におすすめのフォント、横幅やや広め
③明朝体：縦長のフォント、柔らかいイメージ
基本的にはこれらのフォントで纏めると統一感が出ますのでおすすめです。なお、太字の多用及び上記以外のものを使用する際はあまり個性的になりすぎないように注意しましょう。
文字サイズ
フォント選びだけではなく、文字サイズに関しても気を配るべきでしょう。ポイントは、スライドサイズに対して相対的であること、プレゼンを行う部屋の規模や配布資料を想定しておくという点が挙げられます。
決めかねる場合は、無難なメイリオ18~24pt程度にしましょう。なお、あまりにも小さすぎるフォントサイズは聴衆が見づらくなってしまうため避けた方が良いです。
作成ポイント5選【ビジュアル編】
オブジェクトの配置
プレゼンテーション資料は文字だけではなく画像やグラフ等も頻繁に使用して作成されます。ですので、それらの配置の縦横の統一感を意識した方が見やすくなるでしょう。コンテンツがあまりに凸凹にレイアウトされてしまうと、資料の見づらさからプレゼンテーションの効果が低減してしまう恐れがあります。
また、これも先程と同じく1スライド内に文章や画像を詰め込みすぎないようにしましょう。主張はなるべく簡潔に、ワンスライド内にワンメッセージです。
さらに、オブジェクトの配置には導線を意識する事も必要。導線とは、その資料を見ている人の視線がどのような経路を辿るのかといったものになりますので、例えばテキストと画像を交互に導線上に配置する事等によって見やすい資料を作る事に繋がります。
余白づくり
スライドにはオブジェクトだけではなく余白の調節も重要です。オブジェクト配置の話にもなりますが、スライドに詰め込まず、ある程度余白があった方が訴求ポイントを簡潔に伝えられやすいです。大見出しとなるテキストのみのスライド、背景の白いグラフのみのスライドなど、画面切り替えの際に瞬時に把握でき印象に残るようなページがあっても良いでしょう。あとは口頭で説明すれば説明不足にはなりません。
色味/配色
色味や配色に関しては、1スライドにつき3色以内を意識しましょう。こちらもあまりに色とりどりになりすぎると資料が見づらくなってしまう恐れがあります。また、同色でも濃淡をつける事で、強調したい部分に意識を向けさせる事ができます。とくにグラフを資料に落とし込むときには、グラデーションで違いがわかるようなシンプルなものがおすすめです。
グラフのみやすさ
データ等のグラフは年単位、ジャンル単位等なるべく要素をまとめて見やすくする事が大切です。グラフの形は円グラフや棒グラフ等で見やすさを重視、あるいは折れ線グラフなど資料内で統一すると聴衆に訴求しやすくなるでしょう。
素材を使う
フリー素材等のマーク系画像を使うのも効果的です。画像が写真のみになると少々情報量が多くなってしまうため、見る方も疲れてしまうでしょう。時にはユニークな素材や図形を使い、聴衆をリラックスさせる事を考えてみても良いかもしれません。
情報を絞り込んで作ろう
プレゼンテーション資料作成のポイントをいくつか見てきましたが、とにかく大切な事は情報を絞り込むという事に尽きます。資料を作成している本人はその情報に何度も触れているため理解が深まっていますが、聴衆はその知識に初めて触れるという前提は忘れてはいけません。自身の主張をスムーズに受け入れてもらうために、要点を簡潔に記載した見やすい資料作成・スライドショーを心がけましょう。
ソフトウェアのデモ画面や操作画面をプレゼンテーション資料に使う場合は、マニュアル自動作成ソフト「Dojo（ドージョー）」があれば、簡単にキャプチャをとってくれて、資料作成のベースとなる基本テンプレートが豊富ですし、機能性がよく、動画のような見やすい資料が作れます。プレゼンツールとして検討してみてはいかがでしょうか。
