退職は誰しもが経験することです。その際には、必ず他の人に業務の引き継ぎを行う必要があります。退職に向けてすべきことがある一方で、引き継ぎの準備も行わなければいけませんので、慌ただしくなってしまうのも無理はありません。
ここでは、退職時の引き継ぎの必要性と具体的な引き継ぎ方法について紹介していきます。
引き継ぎはなぜ必要？
退職予定の方の中には、「なぜ退職の際に引き継ぎをする必要があるのか？」と疑問に思っている方がいるかもしれません。しかし引き継ぎをきちんとせずに退職してしまうと、退職後も仕事に関わりを持たなければならない状態になってしまう可能性があります。
現在、自分が行っている業務や仕事に関しては、自分自身が責任者となります。会社から給料を受け取る対価として、果たさなければならないものです。会社での業務や仕事は、必ず上から引き継いだものがあって、それを下にも引き継いでいくことによって成り立っています。この引き継ぎがどこかで途切れてしまったり中途半端なものになってしまったりすると、業務や仕事がうまく回らず会社に悪影響を与えてしまいます。
後任者にも自分にとっても良い形で進めることを心がけましょう。
引き継ぎの際は専用のものを使おう
引き継ぎの際には、まず棚卸表を作成しましょう。項目は業務の名称だけで問題ありません。紙に書いても良いですし、PCソフトを使って作ってもOKです。必ず漏れがないようにしてください。
棚卸表ができたら、次は業務マニュアルを作りましょう。この業務マニュアルが引き継ぎにおいて最も重要なものとなってきます。業務マニュアルは後任者が業務を行ううえでの行動指針と判断基準を示すものになるので、しっかりしたものを作るように心がけてください。こちらはマニュアル作成ソフトで作成するのがおすすめです。
業務マニュアル作成には「Dojo」がおすすめ！
業務マニュアルは作成するのにとても骨が折れるものです。画像や図表などを挿入すれば読みやすく理解しやすいものになりますが、その分作成者の労力を必要とします。パソコン操作が得意でない方にとっては非常に難しい作業であると言えるでしょう。
そのような方には、マニュアル作成ソフト「Dojo」の利用がおすすめです。専門的な知識を必要とせずに、パソコン画面のキャプチャをとることができ、簡単な操作で画像や図表の挿入がおこなえます。また、テンプレートも豊富に取り揃えられていますし、画像やアニメーションの素材も充実していますので、利用者にとって使いやすいものを容易に作成することが可能です。あわただしい退職前でも安心してマニュアル作成をおこなうことができますよ。
ただでさえ忙しい時期に引き継ぎのための準備をおこなうのは、非常に体力を使うものでしょう。しかし立つ鳥跡を濁さずです。後は野となれ山となれでは後任者が困ってしまい、会社に迷惑をかけることになります。
順序立てて取り組んでいけば意外とすんなりできてしまうものです。「自分が引き継ぎしなくても後任者が何とかしてくれるだろう」と考えるのではなく、会社にとっても後任者にとっても、そして自分自身にとっても問題が発生しない引き継ぎを行うことを心がけていきましょう。
