作成工数が縮まる!?基本を知っておこう!マニュアルの作り方!

業務マニュアルの重要性はわかっても、マニュアルの作り方が分からないという方は多いのではないでしょうか?

ここでは、マニュアルの作り方が分からないという方に向けて、マニュアル作りの基本的な手順をご紹介します。

手順1誰に向けてのマニュアルか確認する

マニュアル作り最初の工程は、これから作るマニュアルが誰を対象にしたものなのか確認することです。

新入社員に向けたものなのか、管理職やリーダー向けのものなのか、誰を対象にしているかで、マニュアルの内容や書き方、構成方法も変わってきます。逆に言えば、対象を明らかにしてしまえば、マニュアルのコンテンツを決めやすくなるということです。

手順2マニュアルを作るメンバーを決定する

マニュアルの作成から、作成後の内容更新などの運用など、マニュアル作りに携わるメンバーを決定します。メンバーを決め、それぞれに担当を振り当てておくことで、「誰かがやるだろう」と言ったことに起因するミスを防ぐことができるようになります。

手順3マニュアルの内容を決める

マニュアルの対象者に合わせて、マニュアルに記載する内容(情報)を決定していきます。対象者がどれほどの前提知識を持っているかどうかを確認しつつ、対象者にとって必要な情報にはどのようなものがあるのか、といったことを決めていきます。

内容を決定した際には、その内容がいつのものなのか分かるようにしておくと、改訂版を作るときに役立つでしょう。

手順4形式やスケジュールを確認する

マニュアルの形式や、製作のスケジュールを確認します。

印刷の場合は用紙のサイズ、カラーにするのか白黒にするのかなどを決定し、スケジュールに関しては製作メンバーの空き時間や、印刷会社などとの調整を行います。

手順5業務内容全体を把握する

マニュアルの対象者や内容、形式やスケジュールなどが決まったら、実際にマニュアルを作成します。

まずは業務内容のアウトラインを確認しましょう。業務内容を階層化し、それから、個別業務に分解していくようにします。

手順6業務に関するヒアリングを行う

ヒアリングシートを作成し、それもとに実際にその業務に携わる従業員にヒアリングを行います。業務の手順から、その業務を行う上でのコツやポイントなども聞き出しておくといいでしょう。

手順7情報をまとめる

ヒアリングで集めた情報をまとめます。業務内容の時系列ごとにまとめると作りやすいです。

まとめた情報をもとに、マニュアルの目次や構成を決定していきます。

手順8原稿作成

目次と構成に基づき、実際に原稿を作成していきます。図や写真など、必要な画像はここで揃えます。
原稿が完成したら、業務を実際に行っている人など、製作メンバー以外の社員に読んでもらい、理解できる内容(正しい内容)になっているか確認するようにしましょう。

マニュアル作成には「Dojo」の利用がおすすめ!

マニュアルを作成する際には、マニュアル作成ツール「Dojo」の利用がおすすめです。テンプレートが豊富にそろっており、それを操作するだけでマニュアルの作成ができるため、パソコンが得意じゃないという方でも簡単に扱うことができます

また、Dojoは自動で画像キャプチャを撮影してくれるので、パソコン操作の手順などについても、画像付きで分かりやすいものにすることが可能です。

マニュアル作りは非常に時間と労力のかかるものですが、良いマニュアルができれば、その後の業務の効率が大幅に向上するはずです。マニュアル作りをしようと検討中の方は、ここで紹介したことを参考にしてみてください。

Dojoの使いやすさ、
自動作成の便利さを
是非、お試しください!

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