会社や組織で使う「マニュアル」。マニュアルはその出来次第で組織の業務の行方を左右します。さてマニュアルはどうやって作っていけばいいのか。マニュアル作成の手順を順を追って解説していきます。
INDEX
１．マニュアルの目的を定める
まずは、そのマニュアルは何のために使うのか、何を目的として作成するのかを整理します。ここが上手く定まらないと、後々のマニュアルの質が落ちます。まずは5W1Hも絡めつつ、社内の有識者たちとマニュアルの目的や方向性についてすり合わせを行ってください。
また「誰に向けたマニュアルなのか？」も明確にし、想定する読み手に合わせて、内容の難易度や記述ルールなどの方針も事前に定めていきます。例えば新入社員向けのマニュアルであれば、難しい専門用語などは避け、分かりやすい言葉や文体がポイントとなってきます。
２．マニュアル作成のスケジュールを立てる
マニュアルをいつまでに作成完了させるかのエンドを定め、それに合わせてスケジュールを立てていきます。この際にマニュアル作成の人員も手配、調整します。人員の数も踏まえた上で、無理ない作成スケジュールを立てていきます。
３．情報の収集と整理
マニュアルを作成する上で必要な情報を収集していきます。自らで収集できない場合は、現場の有識者に依頼したり、アウトソーシングを利用し収集してみるのも手です。
マニュアル作成に必要な情報が集まったら、その情報を分析し整理していきます。フローチャートなどに起こしながら、作成するマニュアル像を想定していきます。
４．主題や段落の構成を決めていく
ここでようやくマニュアルの作成に入ります。
手順としては、まず収集した情報をもとに「主題」や「段落」を決めていきます。主題は、それがなんのマニュアルなのかが分かるよう、そのマニュアルを一言で表した題とします。段落は、各章で述べる内容の要点を分かりやすく題します。また段落は読み手が流れをイメージできるような構成にすることも大切です。
マニュアルはいかに読み手に伝わるかも重要なので、スムーズに読めてイメージしやすい主題や段落構成としましょう。
５．本文を書いていく
主題や段落の構成が決まったら、本文を書いていきます。事前に決めた記述ルールに則り、想定する読み手に伝わる文で記載していきます。
また、図や表などを活用するのもポイント。図や表を使うことでそのマニュアルの内容がよりイメージしやすくなります。特に難解な内容の箇所は、文字だけに頼らず図や表を積極的に活用するのがよいでしょう。
６．内容のチェック
マニュアルが完成したら、有識者を集め内容の最終チェックを行います。誤字脱字だけでなく、記載されている内容は正確か、読み手に伝わりやすい表現か、不足点なないかなども絡めチェック、改善を行っていきます。
７．マニュアルの配布とメンテナンス
チェックが終わったら、マニュアルを実際に配布していきます。
また配布後も内容のメンテナンスは必要です。記載されている情報が古くなった場合などは随時更新し、より正確なものにアップデートすることもマニュアル作成の仕事の一つとなります。
以上がマニュアル作成の大まかな手順です。作成時にはマニュアル作成に特化した専用ソフト「Dojo（ドージョー）」を使用するのがおすすめです。誰でも手軽に使え、誰が作っても高品質なマニュアルに仕上がります。これからマニュアルを作成するという方はぜひ導入をご検討ください。
