なぜマニュアル作成をする必要があるの? マニュアル作成の重要性

日々の業務を円滑に遂行するには、マニュアル作成をすることが重要になります。「それほど複雑な業務ではないし」「うちは小さな企業だから、マニュアルなんて必要ない」と考える経営者の方も多いと思いますが、業務マニュアルは会社の規模や業務内容の複雑さにかかわらず必要になるものです。
業務マニュアルを作成することの重要性を知っておきましょう。

業務マニュアルの重要性①:経験がなくても業務を行えるようになる

新入社員や、転職によって入社した中途採用者などは、当然のことながら、その会社の業務のやり方を知りません。先輩社員が業務の内容を説明することになると思いますが、先輩社員にも自分の仕事がありますから、四六時中つきっきりになって教育することもできないでしょう。

そんなときに役に立つのが業務マニュアルです。業務マニュアルは言い換えれば「行動指示書」。新入社員であっても業務マニュアルを読むだけで、ある程度の業務内容は理解できるようになりますし、仕事の全体像をつかむことができるようになるでしょう。

業務マニュアルの重要性②:業務を標準化・効率化できる

仕事の進め方は人それぞれです。しかし、それぞれのやり方がすべて効率的な方法であるとは限りません。中には効率の悪い方法で業務を行っている人もいるでしょう。

そんなときに業務マニュアルがあると、より効率的な方法を業務の遂行方法の標準として定め、社員全員で共有することができるようになります。

標準となる方法ができることで、社員同士が連絡を取り合う際も意思疎通をとりやすくなりますし、その業務を行う人が交代するときも、よりスムーズに業務の引継ぎをすることができるようになるでしょう。

業務マニュアルの重要性③:社員の評価基準ができる

業務の標準ができることで、社員の業務遂行能力を測りやすくなり、評価をつけやすくなります。
マニュアルがなければ、教育に時間を割いてもらえなかった新入社員の仕事効率は当然低くなってしまいます。しかしそれは本人の能力によるものではなく、効率的な業務遂行方法を教わる機会がなかったからです。

業務マニュアルを作成し仕事内容のある一定の標準を定めておくことで、教育システムを構築することができるようになり、新入社員が教育を受ける機会のばらつきを抑えることができるようになります。これにより社員の業務遂行能力を測りやすくなるでしょう。

業務マニュアルを作るのであればDojoを活用しよう

業務マニュアルを作成するのであれば、マニュアル作成ツール「Dojo(ドージョー)」の利用をおすすめします。アプリケーションを立ち上げ、普段通りのシステム操作するだけで作成できるため、パソコン操作に関する専門的な知識がなくても簡単にあつかうことができます。
業務マニュアルだけではなく、会議資料やプレゼン資料、eラーニング教材などの作成をおこなうことができますよ。

マニュアル作成をすることで、業務経験のない社員でも業務の大まかな流れを把握できるようになるなど、新入社員の即戦力化を図ることができるようになります。また、教育機会のばらつきもなくなり、会社全体の業績の向上にもつながるでしょう。
業務マニュアルをまだ作っていないという経営者の方は、Dojoを利用した業務マニュアルの作成を行うことをおすすめします。

Dojoの使いやすさ、
自動作成の便利さを
是非、お試しください!

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