確認事項や課題、アジェンダを資料として作成し配布しておくと効率の良いミーティングをすることができます。しかし、日々の業務も進めつつ資料作成をしなければならないため、準備は時間をあまりかけずに行いたいと思う方は多いでしょう。
今回は、今から実践できる効果的なミーティング資料作りのポイントを紹介していきます。
ゴールを決めた5W1Hをもとに資料を作成する
ミーティングにおいては、目的が何であるかを明確にしなければなりません。ポイントは、「5W1H」を意識することです。
5W1Hは、Why(なぜミーティングをするのか）、What(何をするミーティングか）、Who（誰に対するミーティングか）、Where(どこでやるミーティングか）、When(いつ実施するミーティングか)、そしてHow(どうやって、もしくはどうなるミーティングか）のポイントを踏まえて、ミーティングの内容を掘り下げていきます。企画提案やキックオフミーティングなど、目的や聴衆者はさまざま。それらを踏まえて、使用素材や構成などをミーティング内容に合わせて作っていきます。
簡潔で見やすい資料作りに心がける
資料を作るポイントは、「簡潔で見やすい資料」であることです。例えば、要点を箇条書きにし、難しい言い回しは避け、議題の大枠となるポイントを押さえて簡潔に記載します。
必要であればグラフやイラスト、動的なコンテンツを挿入し、ミーティングに参加する方々を飽きさせないようにする工夫も必要。テキストのみの資料では印象に残りにくいので、図があれば参加者がインプットしやすいでしょう。
ミーティング前の配布資料、ミーティング中に投影する資料など、共有タイミングがわかっていれば、文字サイズやレイアウトの工夫が必要です。事前に配布する資料であれば、少し細い点を記載し、資料を投影する場合には、一目でみやすいものとするといった工夫も必要です。
その他注意しておきたいことについて
ミーティングに関する資料作りも大事ですが、その他にミーティングを実施する場合に注意すべき点が３つあります。
1つ目は、ミーティングの終了時間を決めておくことです。
この終了時間を決めておくことにより、時間を意識した進行や発言ができるようになるでしょう。限られた時間内で結果を出そうとするので、ミーティング内容に対する取り組みや姿勢が積極的になります。
2つ目は、ミーティングの話が脱線しないようにすることです。
そのためには、事前にミーティングで話す内容を明確にし、話が脱線しそうな場合には、ファシリテーター（進行役）が話を戻すように心がけます。
3つ目は、新しい課題が出てきた場合には、その場で議論せずに、新しい課題として次回のミーティングで議論をするようにします。以上3つのポイントはミーティングを効率よく実施するための方法です。時間配分に合わせて資料も簡潔にできる良いでしょう。
簡潔なミーティング資料で効率的に
ミーティングの参加メンバーは、1つの課題や目的を持ち、活発な議論がケジュールの合間を縫って参加している方もいらっしゃいますので、効率よく、課題が解決できるように事前のミーティング資料の作成や、ミーティングの目的をメンバーと共有することにより、効率性と生産性の高いミーティングができるのです。
もし、ソフトウェアやクラウドサービスのデモを使ったミーティングや社内教育についての資料を効率的に作成したい場合は、「Dojo（ドージョー）」と呼ばれるマニュアル自動作成ソフトを利用すると便利です。Dojoの場合、操作性が簡単なので誰でも手軽に質の高い資料が作成できるでしょう。基本的な画像とテキストコンテンツでの作成や動的なコンテンツの追加など資料作りをサポートします。業務効率につながるソフトの1つとして導入してみてはいかがでしょうか。
