具体的にどう進めたらいい? 社内マニュアルの作り方

企業としてスムーズ業務を行っていくためには、社内の業務運用ルールや手順の標準化が大切になります。そこで役立つのが社内マニュアルです。しかし、起業して人が増え始めたばかりの企業などでは、きちんとした社内マニュアルが整備されていないこともあるものです。マニュアルの必要性を感じていても、作り方がよくわからないという方もいるかもしれません。ここでは社内マニュアル作成の手順をポイントとともにご説明していきますので、参考にしてみてください。

(1)作成メンバーやスケジュール、仕様を決める

まずは社内マニュアル作成のプランニングからスタートすることになります。なんのためにどんなマニュアルを作成するのか、マニュアル作成メンバーとして誰をアサインするのか、どのようなスケジュールで進行するのかなどを具体的に決めていきましょう。

メンバーやスケジュールが決まったら、社内マニュアルの具体的な仕様についても決めていきます。必要なツールや外注手配などについても洗い出しておくのが大切です。

(2)情報収集をする

マニュアル化する業務に関する資料を集めたり、担当者に対してヒアリングを行ったりして情報収集します。作業手順や操作手順などについては、実際にその作業を行ってもらいながらメモなどで記録する形も良いでしょう。

(3)社内マニュアルの構成を決める

収集した情報を整理して、社内マニュアル全体の構成を決めていきます。一連の業務の流れを把握しやすいようにフロー図などを用いて概要を見せた後、それぞれの作業ごとの手順や説明、注意点など確認しやすい構成を工夫したいところです。

また、マニュアルは今後も更新していくものであることをあらかじめ意識して、追加や変更をしやすい構成にしておくことをおすすめします。

(4)構成に基づいて作成する

作成した構成に基づいて、各部分の原稿データを具体的に作成していきます。説明は簡潔でわかりやすい文章を心がけるとともに、手順に沿った画面キャプチャや画像などを挿入することでマニュアルを読んだだけで作業をイメージできる内容が理想です。

(5)関係者で確認して仕上げる

マニュアルの原稿データが一通り完成したら、その業務の担当者や上司など関係者に共有してチェックを行います。記載内容に間違いや抜けがないかを確認するとともに、わかりにくいところがないかや、付け加えておくと役立つコツやポイントなどについても確認してもらいましょう。フィードバックを反映したらひとまず社内マニュアルが完成、運用開始となります。運用後も定期的にチェックを行ってブラッシュアップしていくことで、実情に沿った社内マニュアルの運用が可能になるでしょう。

ツールはマニュアル作成専用ソフトがおすすめ

社内マニュアル作成のために、どんなツールを使えば良いのか迷うという方もいらっしゃるかもしれません。一般的なワープロソフトやプレゼンテーションソフト、DTPソフトなどといった選択肢もありますが、マニュアルの作成においては、専用ソフトを使用するのが断然おすすめです。

マニュアル作成専用ソフト「Dojo(ドージョー)」なら、自動で画像のキャプチャや挿入などが行え、PCやソフトについて特別な知識がない方でも簡単に統一フォーマットのマニュアルデータの作成が可能です。必要最小限の時間と労力で、見やすく使いやすい社内マニュアルを整備したいという方はぜひ使用なさることをおすすめします。

Dojoの使いやすさ、
自動作成の便利さを
是非、お試しください!

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