使いやすい操作マニュアルを作成するためのポイント

業務上の作業で、機械やコンピューターシステムなどの操作を行うことは多いものです。こうしたシステム等の操作をスムーズに間違いなく行うために欠かせないのが操作マニュアルです。しかし、操作マニュアルというと「記載内容が膨大で扱いづらいもの」というイメージを持つ人は少なくありません。せっかくマニュアルが用意されていても、実際に作業をする人が上手に活用できていないというケースもあるようです。

そうした問題が起きないよう、ここでは「使いやすい操作マニュアル」を作成するために押さえておきたいポイントについてお伝えします。

ポイント1:何がどこに書かれているかを把握しやすい構成に

システム操作というのは作業の目的などによって分岐が多く、マニュアルに記載しなければならない内容も多くなります。しかしマニュアルに記載されている手順のパターンや内容が多くなるほど、利用者は自分の知りたい情報を見つけ出しにくくなるものです。

利用者にとって使いやすい操作マニュアルにするためには、まず利用者が全体像を把握しやすい構成を作ることが重要です。

そのためには、システム全体のフロー図などを掲載して、それぞれの分岐ごとにどんな操作が必要になるのかを把握できるようにしておくことをおすすめします。操作ごとに具体的な手順を記したページを記載しておけば、利用者がその時々で必要な情報にすばやくたどり着きやすくなるはずです。

ポイント2:操作手順は画像や動画でわかりやすく

具体的な操作手順については、文章だけですべてを説明しようとすると文章量が多くわかりづらくなってしまいがちです。手順ごとに画面キャプチャなど画像や動画を見せることで、利用者はマニュアルを読みながら実際に操作しているイメージがしやすくなります。

「操作する画面」の画像を見せてから、文章で「具体的に行うべき操作とそれによってどのような結果が生じるか」を説明、さらに「操作した結果、表示される画面」の画像を見せるといった具合に、読み手に伝わりやすい画像と文章の順序を工夫すると良いでしょう。

ポイント3:小まめな更新・改訂を行う

システムは機能追加や改修などが行われることも多いものです。そうした際にマニュアルも合わせてアップデートしていかなくては、実際に必要な操作とマニュアルに記載されている操作に相違や過不足が生じてしまいます。これでは実情にそぐわないマニュアルになり、使いやすいとは言えません。システムの更新に合わせて、マニュアルも小まめに更新を行うようにしましょう。

マニュアル作成時から、今後も更新や改訂を行うことを想定して、追加や変更がしやすい構成やデータを作成しておくことも重要です。

使いやすい操作マニュアル作成は専用ソフトで!

使いやすい操作マニュアルを作成するためのポイントについてお伝えしてきました。図や画像を簡単に取り入れやすく、更新を行いやすいフォーマットでマニュアルを作成するには、マニュアル作成専用ソフトを使用するのがおすすめです。

マニュアル作成ソフト「Dojo(ドージョー)」なら、システム画面を自動でキャプチャして貼り付けするなど、特別な知識の必要なしに誰でも簡単に操作マニュアルを作成することができます。これから操作マニュアルの作成や整備を行うという方は、使用してみることをおすすめします。

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是非、お試しください!

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