みなさんは『ビジネス文書』と聞くとどのようなイメージを持つでしょうか。なんとなく堅苦しいイメージであったり、大きな問題が発生した際に使うものといったイメージがあるかもしれません。多くの人が日常的に作成したり、閲覧するものではありませんので、具体的な書き方まで全て把握している人は少ないでしょう。
ビジネス文書と一口に言ってもその種類は数多くあり、いずれも会社の公式的な情報伝達手段としてとても重要なものです。
本記事ではビジネス文書の書き方の基本をご紹介いたします。
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ビジネス文書とはなにか
ビジネス文書は企業や団体が、社内、および社外に向けて、情報を伝達するために作成する文書のことです。ビジネス上の用件を的確に相手に伝えることが目的になりますので、チャットやメールなどに見られる感情的な表現や、主観的な感想、過剰な修飾表現は避けなくてはなりません。
そして各ビジネス文書には、ある程度定まった書き方の形式やルールがあります。自由に書くのではなく、目的に応じてテンプレートを選択して端的な表現をすることが大切です。
初めて見る人にとっては、とっつきづらく感じる単語や文体もあるかと思いますが、スタイルさえ覚えてしまえば形やパターンが決まっているので、意外とスムーズに作成できるはずです。まずは文書の基本を学習しましょう。
ビジネス文書を書き始める前に
ビジネス文書の書き方を学習する前に、書き方を理解する上で役に立つ心構えをお伝えします。先にも挙げたように、ビジネス文書は会社や団体の公式的な文書であり、その重要性は大きいです。まずは以下のポイントを念頭において理解を深めるようにしましょう。
ビジネス文書の目的を理解すること
企業は、非常に多くの情報を社内や社外向けに正確に伝えていかなければなりません。ビジネスシーンではその多くが重要度の高い内容であり、情報伝達をする際に伝言ゲームのように、途中から内容が変わってしまっては問題です。
また、「言った言わない」や「伝えたつもりが伝わってない」などの行き違いが生じることも避けるべきです。
ビジネス文書はこれらの問題を防ぎ、正しい情報を伝達することを目的としており、「公共性がある」、「記録として残る」、「正確である」の3点が重要な要素になります。
まずは、「なぜそのビジネス文書が必要なのか」「そのビジネス文書で、どういった次のアクションが可能になるのか」などをきちんと理解しましょう。
相手の立場になり、作成すること
ビジネス文書は形式が定まったものとは言え、人から人に伝えるためのものです。情報に誤りがないことはもちろんのこと、伝達先の相手との関係をわきまえて、礼に尽くした表現をすることが大切です。
そのためには、なぜ今ビジネス文書を書く必要があるのかを念頭に置いた上で、読む相手の立場になって作成をするといいでしょう。「この文書を相手が読んだらどう思うか。」こういった視点はビジネス文書に限らず、常に持つことをおすすめします。
普段から様々な文章に目を通すこと
文章表現の上達は、常日頃のトレーニングにより影響を受けます。会社では毎日様々な情報が飛び交いますので、なるべく多くの文章に目を通し、参考になる表現や言い回しがあればメモを取っておくといいでしょう。
頭では伝えたい内容が浮かんでいるのに、うまく言葉にできないという経験は誰しもがあると思います。多くの文章に触れ、言葉の引き出しを増やすことが文章表現のポイントです。新聞や雑誌などで目にした文章を要約する練習をするのもいいでしょう。
書き方の基本ルールを覚える
実際にビジネス文書を書くにあたり、押さえておくべきルールをご紹介します。
原則として１つの文書に１つの用件を
相手に伝えたい用件が複数あるからと言って、１つの文書の中に複数の用件を詰め込んでしまうと、文書全体としてスムーズに理解できなくなってしまいます。一目で何の用件について書かれているかわかることが大切です。
シンプルでわかりやすいこと
一文は60字程度にし、数行ごとに改行を入れるなどしてパラグラフを設定し、読みやすい文章を心がけます。事実を端的に伝えるために、比喩や倒置表現なども使ってはいけませんし、仰々しいほどの丁寧語の羅列も読みにくくなります。
結論や最も伝えたいことを最初に書くこと
ビジネスシーンでの文書やコミュニケーションでは、結論が先に提示されていることが好ましいです。結論が先にないと、理解するのに時間が掛かりますし、結局何を言いたいか分からないということになってしまいます。時間が限られている社会人のコミュニケーションでは、起承転結の「結」から伝えるようにしましょう。
文書はA4サイズ1枚にまとめる
ビジネス文書は1枚が基本です。なるべく1枚に収まるように必要な情報だけ端的に記載しましょう。どうしても複数枚になる場合には、必ずページ番号を付与するようにします。
またもし、表やグラフを活用したい場合には、文書中に入れるのはなく、別紙として分けて同封するといいでしょう。
ビジネス文書の構造と作成手順
ビジネス文書は記載する順序で、以下のパーツで構成されています。
- １．文書番号・日付
- ２．宛名
- ３．社名・所属・役職・氏名
- ４．タイトル
- ５．前文（頭語＋時候の挨拶＋謝意）
- ６．主文（用件＋説明）
- ７．末文（結び＋結語）
実際に書くにあたり、各パーツのポイントを作成手順に沿って、見ていきましょう。
タイトル
タイトルは、まず何のために作成する文書なのかを考えて、文書の主題がシンプルに伝わるものにします。ビジネス文書では、人の目を引くようなキャッチなものにする必要はありません。タイトルと内容で整合性があるかに注意します。
前文
作成する文書の内容や送付する相手との関係性を踏まえ、「頭語（とうご）」、「時候の挨拶」を作成します。「頭語」は文書の冒頭に書くもので、末尾に書く「結語（けつご）」とセットで使われます。例えば頭語が「拝啓（はいけい）」であれば、末尾に使う結語は「敬具（けいぐ）」になります。こちらも状況に応じて、セットで使い分けるようにしましょう。
また、時効の挨拶とは、季節や天候などに応じて季節感を表現する言葉で、状況によって使うものが決まっています。「新春の候（こう）」や「残暑の候」など、○○の候という形で書くことが多いです。相手が文書を実際に読む時期を考えて、適切な言葉を使いましょう。
頭語と時効の挨拶を書いたら、その後は「繁栄・盛業を祝福する言葉」、「感謝の言葉」の順に並びます。
例文を挙げると、「○○様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。日頃より格別のご指導を賜り、厚く御礼申し上げます。」といった内容です。聞きなれない言葉が多く、難しい印象を受けるかもしれませんが、いくつか種類があり、定型的に使えるものですので選択を間違わないようにすれば問題ありません。
主文
実際に文書を作成する際には、この部分に最も時間を掛けることとなります。文章を書くことに慣れていないうちは、優先して伝えるべき事項をメモに箇条書きで洗い出して、それらを並べるように作成すると良いです。ポイントは「伝えるべき内容を簡潔に正確に書く」ことです。
末文
用件に相応しい文で結び、最後に先に挙げた「結語」を記載します。一般的なものでは「まずは略儀ながら、書面にてご挨拶申し上げます。」であったり、何か返事を依頼する場合には、「ご多忙とは存じますが、ご返事を賜りますお願い申し上げます。」など、前文と同様に適切なものを選択しましょう。
ビジネス文書でミスを防ぐために
文書が完成したら、最後に忘れてはならないことがあります。それは記載の内容に誤りがないか全体を見直すことです。先にも述べましたが、ビジネス文書は会社の公式的な文書となり、一度送付したものは容易に取り消したり、修正をすることができません。間違った内容で送付をしてしまうことは、場合により大きな問題にもなりかねませんので、いつも以上にチェックをすることを心がけましょう。
漢字や用語の誤りはもちろん、相手先の会社名や人名などの固有名詞、日付や金額などの数字データ部分は特に丁寧に確認し、どんなに短い文書でも、必ず読み返すことが大切です。
そして、文書のチェックは一人ではできないものです。初めて文書を読む他の人にもチェックを頼み、別の視点からダブルチェックを徹底するようにしましょう。チェックを行う人数は多ければ多いほど、ミスを未然に防ぐことができます。
予め例文を用意して、スムーズに作成できるようにする
ビジネス文書の構造や作成手順をご紹介しましたが、基本はゼロから作成するのではなく、自社で使う文書のテンプレートを予め用意しておくのが良いでしょう。
迅速に作成し、送付する必要がある文書もあります。文書を書くシチュエーションごとにテンプレートを選択できるようにしておけば、咄嗟に送付することになった場合、スムーズな作成が可能です。
また用意するテンプレートはMicrosoft® Word®やMicrosoft® PowerPoint®などで作成し、フローチャート形式でシチュエーションに合ったものを選択し、該当の例文を検索できるようにするのがお勧めです。
フローチャート形式はそのままでは作成が難しいと感じるかもしれませんが、マニュアル作成ソフトがあれば簡単です。マニュアル作成ソフト「Dojo（ドージョー）」は、PowerPoint®の資料を取り込むことができ、複数の分岐があるようなフローチャートを直感的に作成できます。管理が煩雑になってしまっている社内のマニュアルの整備を考えている場合には、ぜひ利用を検討してはいかがでしょうか。
