業務効率化で押さえるべきポイントから導入すべきツールまで解説

業務効率化の説明

現代日本は「少子高齢化による労働力人口の減少」という問題を国全体が抱えています。そのため、慢性的に「人手不足・労働力不足である」という企業は珍しくありません。この現状を打開するために、業務効率化を課題としている企業の経営者や管理部門の方も多いでしょう。

しかし一口に業務効率化といっても、会社によって適切な手法が異なることに注意が必要です。この記事では、業務効率化のポイントや注意点、メリットについて解説します。業務効率化のアイデアや導入すべきツールも併せて確認し、業務効率化を進める上での参考にしてください。

1.業務効率化とは?

業務効率化の説明

「業務効率化」とは、現在行われている業務から「ムリ」「ムダ」「ムラ」を可能な限り排除し、より一層効率よく業務を行うための取り組みです。それでは、ムリ・ムダ・ムラとは具体的にどのようなことを指しているのでしょうか。いくつか事例を紹介します。

【業務におけるムリ・ムダ・ムラの具体例】

ムリ ・仕事量が膨大で従業員1人あたりの負荷が大き過ぎる
・スケジュールが過密でかなりの残業をしなければ業務をこなせない
ムダ ・業務に取り組むまで腰が重く、必要以上に時間がかかってしまう
・形式的な業務や省略可能な業務など、本来必要ない業務に時間を割いている
ムラ ・特定の人物やチームにのみ負荷がかかる業務が多い
・年間で業務の量に波があり、閑散期と繁忙期の業務量差が激しい

会社の業績を上げるためには、限られた時間・資金・人材を有効に活用し、コストを抑えつつスピーディに成果を出す必要があります。しかし、事例に挙げたようなムリ・ムダ・ムラが多く存在している企業では、時間的・経済的・人的コストが多くかかるため、業績アップの実現は難しいでしょう。

生産性を高めて業績を向上させるためにも、既存の業務を見直した上で業務効率化を進めることをおすすめします。

2.業務効率化を進める際に押さえるべきポイント

大企業・中小企業といった企業規模にかかわらず、自社の業績をアップさせるためには、業務効率化を進めることが必要不可欠です。しかし、業務効率化の導入目的が明確になっていなかったり、会社に合わない方法が採用されていたりすると、かえってコストや手間がかかってしまうことになりかねません。

ここでは、業務効率化を行う際に気を付けたいポイントや参考にしたいアイデア、業務効率化の進め方について解説します。業務効率化を成功させるために、押さえるべきコツや業務改革の手順をしっかりと把握しておきましょう。

2-1. 業務の見える化を進めムダやまとめるべき部分を明確にする

既存の業務におけるムリ・ムラの改善やムダの削減を行い、業務効率化を進めるためには、業務の棚卸しを行う必要があります。規模の大きな業務から小さなタスクまで、現在会社で行われている全ての業務を洗い出し、「業務の見える化」を進めましょう。

現在オフィスで行われている業務について細かなものまで拾い出すことができたら、次にそれぞれの業務について優先順位を付け、「ムダがないかどうか」を検討します。

例えば「週1回の定例会議」という業務が行われている場合について、考えてみましょう。定期的に従業員どうしで時間をとって話し合う必要がある場合は別ですが、定例会議が必要ではない会社もあります。議論すべき事柄が発生した際に、必要な人員で短時間のミーティングを行えば解決できるということも珍しくないでしょう。

大人数で行う社内会議の頻度を下げれば、会議に使っていた時間を削減できます。さらに上司とのスケジュール調整、会議室の予約、会議資料の作成といった準備時間を他の業務に充てることもできるため、大幅な生産性の向上を期待できます。

また、「まとめられそうな業務がないか」を考えることも大切です。例えば、部署をまたいで似たような業務を行う従業員がいる場合、特定の従業員に負担が偏り過ぎない程度にまとめることで、他の従業員が別の業務を行えます。

ワークフローを制定して業務の流れを決めたり、業務におけるタスクを適切に管理したりすることも、業務を滞りなく進めるために重要なポイントです。このようにして、業務内容を明確にすることは後述するマニュアル作成にも役立つため、必ず押さえておきましょう。

2-2.マニュアル作成で業務クオリティを均一にする

業務効率化のためには、業務の見える化によって整理された業務ワークフローやタスクをもとに、業務の進め方や規則などをまとめて「マニュアル化」することが大切です。マニュアルを作成することで、新入社員の教育に割く時間を短縮できる上、商品やサービスの質を保てるようになります。

マニュアル化のポイント

特に製造業務や接客業務など、業務を行う全員が統一された手順で行わなければ商品やサービスの質に影響が出るような場合に、マニュアルが必要不可欠です。
各個人のやり方で商品やサービスのクオリティが異なっていては、会社の信用にも影響を及ぼす恐れがあります。マニュアルによる品質の均一化は業務効率化だけに留まらず、企業の利益にも繋がるため、きちんと作成しておくことが重要です。

マニュアルを作成する際は知識の列挙を避け、マニュアルを読む人がすぐに理解できるような言葉遣いで分かりやすく書くことがポイントとなります。マニュアル作成者はイラストやグラフ、表、箇条書きなどを活用し、誰でも読みやすく理解しやすいマニュアルを作ることを心がけましょう。

マニュアル作成の時間を確保することが難しい場合は、マニュアル自動作成ソフトを活用することがおすすめです。さまざまなツールを活用しながら、マニュアルを整備しましょう。

2-3.業務の自動化のためITツールを導入する

企業活動の中には、フォーマットが決まっている書類の作成やデータベースからの情報収集、スケジュール管理など、人間の創造力をそれほど必要としない雑務も多くあります。このような事務作業の多くは、ITツールの導入によって自動化することが可能です。

単純作業はITツールに任せて自動化すれば、人間の能力が不可欠でクリエイティブな仕事に集中できます。業務を効率よく進められるだけではなく、新たなビジネスチャンスを生むことにも繋がるでしょう。

自動化できる業務は会社や部署によって異なるため、一概にどのツールを導入するべきかは断言できません。しかし近年はITツールが発達し、開発会社も増えてきたため、それぞれの会社や部署に適したITツールを導入しやすくなっています。自社の業務内容を確認し、最適なITツールを選びましょう。

2-4.業務内容だけでなく従業員のことも考慮する

業務効率化を進める際には、業務の内容だけではなく従業員の職場環境や、業務との相性を考慮することが重要です。業務効率化を進める中で「業務をどのようにしてまとめると従業員が働きやすいか」「従業員の得意分野を最大限活かすにはどうすればよいか」などを常に考えましょう。

また、業務効率化は会社の業績を上げるためだけに行うものではなく、従業員のモチベーションを上げる目的があることも念頭に置く必要があります。業務効率化によって新たに生まれた時間や資金で新しい仕事に取り組むことは大切ですが、残業や休日出勤を減らし、プライベートを充実させることも重要です。

既存の業務にかかっていたムダなコストを福利厚生に充てることもよいアイデアといえます。従業員の仕事満足度やワークライフバランスの向上を意識することで、従業員がより働きやすい労働環境を構築すれば、自社の将来的な利益に繋げられるでしょう。
経営者や管理部門といった立場だけで物事を考えず、一従業員の目線で業務効率化について取り組みましょう。

3.業務効率化によるメリット

業務効率化によるメリットのイメージ

本格的に業務効率化を進めるためには、既存の業務を全て洗い出して整理し、マニュアルを作成したりITツールを導入したりするなど意外と手間がかかります。
しかし、業務の効率化を適切に進めることができれば、取り組みの際にかかった手間を十分にカバーできるほどのメリットを享受することが可能です。

また、業務効率化の恩恵は会社側のみが受けるものではありません。従業員側にも大きなメリットがあります。業務効率化はすぐ業績アップに繋がるものではないものの、将来的には企業の利益に繋がり、成果は従業員に還元することが可能です。

業務効率化を図ることで得られるメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、業務効率化によって得られる4つのメリットについて解説します。

3-1.コスト削減

会社で行われている全ての業務には何らかのコストがかかっています。必ず行うべき業務や行った方がよい業務に関しては、リソースを割くことが重要です。しかし、ムダな業務にかかるコストは、削減しなければ業績を下げることに繋がります。

書類の作成を例に挙げ、考えてみましょう。書類を作成する従業員にかかる人件費や、書類作成にかかる紙代やインク代、光熱費などの金銭的コストだけではなく、時間や従業員の労力もかかっています。

本来であれば行わなくてもよい業務が業務効率化により分かることで、ムダなコストを支払わずに済み、他の事業へリソースを回すことが可能です。コストを削減して業績アップを図れるということは、業務効率化の大きなメリットの1つといえます。

3-2.生産性向上

生産性の向上が期待できることは、業務効率化を進めるメリットの1つとして挙げられます。

業務効率化とは、既存業務のムダを省いたりムリやムラを改善したりすることで、業務にかかる時間や費用を最小限に抑えることです。一方、生産性の向上は、可能な限り少ない労働力やコストで、大きな成果を上げることを意味します。

業務効率化と生産性を上げることは、イコールの関係ではありません。しかし、業務効率化を進めてムダの排除を続けることで、生産性の向上にも繋がります。
生産性を上げて業績をアップさせたいと考えている方は、ぜひ業務効率化を検討してください。

3-3.ルーチン化によるミス低減

業務効率化と聞くと、ムダな業務を削減することに目が行きがちです。しかし、必要な業務をよりシンプルに進められるよう、環境を整えるという側面があることを忘れてはなりません。

業務効率化のために行うマニュアル作成やワークフロー制定などのルーチン化には、業務をスピーディに遂行できる以外にも、ミスを減らせるというメリットがあります。

ミスを低減できるということは、リカバリーにかかるコストや従業員の負担を減らせるということです。またミスの低減により、顧客からのクレームや信用の低下といったリスクを減らすことにも繋がります。

3-4.従業員のモチベーション向上

業務の効率化によってムダな業務を削減し、業務にかかる時間や手間を減らすことができれば、従業員の残業や休日出勤を減らせます。残業や休日出勤が減少すれば、人件費や光熱費といったコストを削減することが可能です。

一方で、従業員にとっては残業の削減により、ワークライフバランスの実現が可能となります。また、ムダな業務にかかっていたコストの一部を社内環境の整備や福利厚生に活用すれば、従業員の仕事に対するモチベーションが向上し従業員の満足度も高まるでしょう。
業務効率化の実施によって、従業員が気持ち良く業務に取り組む環境が整うことで、将来的には業績アップや企業の利益にも繋がります。

4.業務効率化に活用できるシステム・ツール

自社に合った方法で業務を効率化することには、コストカットや生産性アップ、従業員のモチベーション向上などさまざまなメリットがあります。メリットが多く存在するため、業務効率化の推進を具体的に考え始めている方もいるのではないでしょうか。

業務効率化を本格的に進める場合、ITを活用したシステムやツールを活用することがおすすめです。ここでは、業務効率化で導入すべきシステムやツールを3つ紹介します。業務効率化を進める際には、ぜひ検討してください。

4-1.RPA

データ処理や定型作業など、デスクワークの中には人間の思考力や創造力を必要としない業務があります。このような業務は、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)というシステムで自動化することがおすすめです。

RPAとは、プログラムや人工知能によって、人間が行っている業務を自動化することです。RPAは請求書の作成業務や大量のデータ入力など、作業量が多く単調な業務と親和性が高いとされています。RPAを利用することで、人力で進めるよりも短時間で処理することが可能です。

また、人間は長時間同じような作業を行っていると集中力が低下し、作業スピードが落ちたりミスが多くなったりする恐れがあります。一方、RPAは機械上のシステムであるため、24時間365日一定の能率で仕事をこなすことが可能です。

このように、単調な定型業務などをRPAに対応させて自動化することで、業務スピードが上がります。さらに、従業員はよりクリエイティブな業務に時間を使い、本来の能力を発揮できるようになるでしょう。

4-2.クラウドストレージ

業務に使用するデータファイルを各従業員のパソコンや会社のサーバーに、保存している企業が多い傾向です。社内でのデータ保存にはセキュリティ性が高いなどのメリットがありますが、「担当者しか閲覧・編集できない」「社外からアクセスできない」といったデメリットもあります。

既存業務の中には、多くの従業員が関わっている業務や外出先でも行えた方がよい業務もあるでしょう。複数の従業員が場所を問わず作業を進められる環境が欲しい企業は、クラウドストレージの利用を視野に入れてみてはいかがでしょうか。

クラウドストレージの仕組み

クラウドストレージとは、インターネット上にある保存領域のことを指します。クラウド上に保存することで、会社だけではなく外出先や海外などインターネットが接続できる場所であれば、どこからでもファイルにアクセスすることが可能です。
パソコンだけではなくスマホ・タブレットからもチェックできるというメリットもあります。

4-3.ナビゲーションツール

業務効率化には、各課題に応じてさまざまなシステムやツールを導入することで、解決を図ることが多いかと思います。しかしながら、システムやツールというのは導入したら終わりではありません。導入後、きちんと運用を定着させるには、従業員が正しく使いこなせるようになっていなければいけません。そのためには、事前にマニュアル作成や業務管理、従業員教育、サポート対応の体制構築など、導入前後でやるべきことは多く、それだけトータルの運用コストがかさみます。

ナビゲーションツールであれば、運用コストを抑えて業務効率化を図ることが可能です。ナビゲーションツールとは、システムの実画面上に操作手順や注意事項を直接ガイドすることができるツールを指します。目的に応じて、操作しながら次の操作手順を確認することができるので、従来のようにマニュアルは必要としません。ナビゲーションツールを導入することで、マニュアルだけではなく従業員への教育・サポートが不要であるため、コストを大幅に抑えられます。

ナビゲーションツールの「Dojo Sero(ドージョーセロ)」は、現在多くの企業で業務効率化のために、採用されている自動マニュアル作成ソフト「Dojo」が進化した新たなサービスです。ユーザーの分かりやすさを最優先し、業務内容をリアルタイムでサポートします。
運用コストを抑えつつ、業務効率化を目指す方は、Dojo Seroの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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業務効率化で押えるべきポイントまとめ

業務効率化は既存の業務からムダな業務を削減し、業務のムラやムリを改善する取り組みです。業務効率化には、コスト削減や生産性向上というメリットがありますが、従業員の満足度が向上する効果も期待できます。
会社を成長させ続けたいと考えている経営者・管理部門の方は、ぜひ業務効率化の取り組みをスタートさせましょう。

業務効率化に取り組む際には、進め方や押さえるべきポイントをしっかりと確認することが大切です。ナビゲーションツールの「Dojo Sero」を始めとしたITツールの活用を検討し、自社に合った業務の効率化を進めてください。

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