RPA導入のポイントとは？メリットや失敗しない進め方を解説

RPAを導入して業務効率化やコスト削減に成功した企業・自治体の取り組みがメディアで取り上げられ、注目を集めています。 ところが、業務の自動化が成功しなかったり、現場が上手く使いこなせなかったりする事例も数多くあるのはご存知でしょうか。 そこで今回は、RPAの導入を成功させるために知っておいていただきたいポイントを、丁寧に分かりやすく解説します。 既に導入済み企業のご担当者さまも、これから導入を検討する方も、本記事をご活用ください。

RPAの正式名称は、ロボティック・プロセス・オートメーション（Robotic Process Automation）です。RPAにはルールエンジンや画像認識技術が搭載されており、これまで手作業で行ってきたコンピューター上の操作をロボット（ソフトウエア）が自動で代行してくれます。

狭義のRPAは技術的概念であり、実際の業務の自動化で使用するソフトウエアを「RPAツール」と呼びます。よく耳にする「RPAロボット」は、RPAツールに記憶させた作業手順や作業ルールを指し、「シナリオ」とも呼ばれます。

RPAはホワイトカラー業務と呼ばれる事務の定型作業を人間に代わって実行することから、「デジタルレイバー（Digital Labor）」あるいは「デジタルワーカー（Digital Worker）」などの呼称が用いられることもあります。

RPAはパソコン上で行うさまざまな操作を自動化できます。しかしながら、人間が行っているあらゆる業務を自動化できるわけではありません。現在の技術でRPA化できる業務は、一定のルールとパターンに基づいて実行できる定型業務です。それでは、具体的にどのような業務がRPA化適しているのでしょうか。RPAへの置き換えが可能な業務の例を特徴ごとにご紹介します。

決められた手順で反復的に行う作業

システム・アプリケーション間の同時処理

情報収集やデータの集計・加工

上記の業務はいずれも決められたルールに従い、反復して行うことができる内容になっています。 業務としては適していても、その業務を実行する条件がルール化できないものや、人の判断によって内容が変わるフローがある場合には、そのままの状態ではRPA化することはできないため、注意が必要です。

RPAと共によく耳にする言葉にAI（人工知能）があります。RPAはAIと混同されることも多いですが、RPAは「手を動かす機能」、AIは「考える機能」に例えることができ、それぞれの役割はまったく異なります。

「手を動かす機能」であるRPAは、人間が指示した作業をロボットが実行する技術です。ロボットが自ら作業手順やルールを定義することはできず、人間がシナリオを作成してロボットに記録する必要があります。 また、RPAのルールエンジンにはAIのような学習機能がなく、データや実行した処理を基に自ら判断したり、処理を修正したりすることはできません。処理を行うための条件の設定や、処理の修正も人間が行います

| 一方のAIは、機械学習によって蓄積されたデータを分析して、分析結果を基にした判断や処理の修正まで可能です。RPAは処理を担うツールとして、システム上で独立して稼働できますが、AIは「頭脳」としてシステムやソフトウエアに組み込まれるケースが多いとされています。ただこの両者は親和性が高く、組み合わせによって、更なる業務効率化を実現できることが期待されています。

RPAは自動化のレベルに応じてクラス1～3の三段階に分かれます。

現在のRPAはクラス1に位置付けられ、単純作業の自動化が可能な段階です。近い将来にはクラス3にステップアップして、高度な自動化にも対応すると言われています。

出典：
KPMGコンサルティング株式会社 『Robotic Process Automation（RPA） AIやロボティクスの発達によるホワイトカラー業務自動化の時代へ』：https://home.kpmg/content/dam/kpmg/jp/pdf/jp-sharedservice-outsourcing.pdf

RPAが関心を集め、その導入に意欲的な企業が増えているのはなぜでしょうか。ここからはRPAが注目される理由について、働き方改革と労働環境の2つの視点から探ってみましょう。

2010年代半ばに日本企業で導入され始めたRPAがさらに話題を呼んだ理由の一つは、働き方改革の推進です。働き方改革は人材の有効活用と生産性向上を目指し、政府が提唱した取り組みです。2019年4月より「働き方改革関連法」も順次施行されており、長時間労働の是正などを目的に労働時間の見直しが義務化されました。 また働き方改革の推進に併せ、「ダイバーシティ」と言われる、働き方の多様性についても注目されており、社会は大きな変換期にあると言えます。

RPAは働き方改革の推進によってさらに注目されるようになりました。RPAの導入により、ロボットで自動化したオフィス業務の余剰労働力をクリエイティブな仕事やコア業務に注力させることができます。 また、一度ロボットに業務フローやルールを記憶させれば、手順に忠実に、かつ正確に実行してくれます。時間も問わず、人間のように過重労働によってミスをすることもありません。業務のRPA化は生産性や業務品質の向上をもたらし、働き方改革が加速するという期待が高まったのです。

RPAは年々減り続ける日本の労働力不足を解消する手段としても、期待されています。国内の15～64歳の生産年齢人口は、1997年のピークを境に減少の一途を辿っており、労働力の供給不足は日本企業にとって深刻な課題です。今後も少子高齢化が進み続けることで、この傾向はより深刻化していくと見られています。売り手市場で人材の新たな雇用が難航する日本企業にとって、RPAは人間に代わって業務を遂行してくれる「働き手」と見なすことができます。

出典：
首相官邸 『生産年齢人口等の推移』：http://www.kantei.go.jp/jp/singi/hatarakikata/pdf/sankou_h290328.pdf

RPA導入をご検討中の企業様、必見！

RPA導入にまつわる5つの”危険”な落とし穴

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RPAによる業務の自動化は、これまでの大規模な導入事例における労働時間・人件費削減などの効果に注目が集まりがちですが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。 また一方で、RPAの導入にはどのような課題があるのでしょうか。ここからは、事例を交えながらRPAの導入メリットや、導入前後の課題点を整理してみましょう。

RPAの導入によってもたらされる最大のメリットは、先にも挙げたような業務効率化です。RPAロボットは曜日や時間に関係なく自動で作業を行ってくれます。 さらにロボットの処理速度は人間よりはるかに早く、指示された作業を常に一定のスピードで繰り返し実行してくれるため、それまで業務にかかっていた時間が大幅に短縮されることが見込まれます。

北海道では2018年10月から2019年3月までの6カ月間、道内9の自治体とRPA・AI-OCR（AIを組み込んだOCR）ベンダー5社との実証実験を実施しました。 4つの業務において紙ベースの書類をAI-OCRでデジタル文書に変換して、データ入力・作成や基幹システム専用フォーマットへのデータ成形などをRPAで自動化した結果、職員の作業量を最大9割削減することに成功しています。
その他、大手企業などを中心に年間数万時間以上の業務時間の削減につながっている事例もあります。こういった事例の数々を背景に、RPAの導入が業務効率化に直結することは間違いないと言えます。更に削減できた時間は、コア業務にシフトさせることができ、結果として生産性の向上にも寄与することでしょう。

出典：NTTアドバンステクノロジ株式会社・株式会社HARP・アライズイノベーション株式会社・株式会社HBA・東日本電信電話株式会社北海道事業部 『自治体における共同利用型 RPA の実証実験結果の報告 ～ 北海道をはじめ、道内の９自治体が参加 ～』：
https://www.ntt-at.co.jp/news/docs/release190423-2.pdf

RPA化した業務が効率化されると、業務にかかっていた人件費も削減できます。無論、RPAの導入後も人間にしか行えない業務は自動化されないため、残業や深夜労働、休日出勤を完全になくせるわけではありません。 とは言え、RPAを稼働させれば時間外手当にかかっていたコストの削減も見込めます。

例えば、2018年に茨城県が実施したRPAの実証実験では、労働時間は86.5%削減され、年間で削減できた人件費は約542万円に上りました。 このように、RPA化によって事務作業のマンパワーが不要となり、その分の採用・教育・アウトソーシング費用を抑えることができるのです。

出典:
茨城県：https://www.pref.ibaraki.jp/kikaku/ict/20181101.html
UiPath株式会社：https://www.uipath.com/ja/solutions/case-study/ibaraki-pref

RPAロボットは記録された手順やルールを正確に再現します。人間が作業を行う場合に避けて通れないケアレスミスなどのヒューマンエラーが解消され、作業の正確性が確保されるのです。これによって業務品質やサービスレベルの向上などが期待できます。

ただし、ロボットは与えられたシナリオに忠実に操作を実行するため、ロボットに設定する手順やルールが正しいことや、複雑な判断や例外的な処理が含まれないことが前提です。 当然ですが、適切でないシナリオを覚えさせてしまうと、RPAはその作業が正しくないとは気づかず、ひたすらに誤った処理を続けてしまいます。

RPA化に適しているのは、パソコン上で行う定型業務です。ところが、RPAが対応していない、あるいはRPAには向いていない業務の自動化を試みると、導入プロジェクト自体が失敗に終わりやすくなります。RPAに適さない業務には、これらのものが挙げられます。

企業の中の属人化した業務など、RPAに適しているのか適していないのか、またどのようにすればRPA化できるのか、など冷静に判断する必要があります。

バーチャレクス・コンサルティング株式会社が実施したインターネット調査では、導入時の課題に「導入コスト」を挙げる企業が最も多く、67.0%に上りました。

出典
バーチャレクス・コンサルティング株式会社 2018年 『RPAに関する実態調査 調査結果①：企業が抱える、RPA導入に伴う課題・悩みとは？』：https://www.toolhouse-vxc.com/special/rpa-research201808/result-1/

導入フェーズごとにかかる費用の代表例を挙げてみました。

RPAで自動化する業務の洗い出しと精査が不十分であったり、RPAに適さない業務を自動化したりする場合は、費用対効果が得られないケースもあるため、注意が必要です。後にも述べますが、この点がRPA導入における成功と失敗の分かれ道になります。

RPAの導入は、ロボットを開発して実装すれば終わりではありません。運用フェーズにおいても、RPAのメンテナンスや業務フロー・ルールなどの見直しが必要です。先ほどご紹介したバーチャレクス・コンサルティング株式会社の調査では、RPAを導入済みユーザーの83.0%が、RPAの運用に課題があると答えています。

また、RPA導入後の運用課題に関する質問では、RPA運用への人材配置や組織体制、RPAの効果・費用対効果、不具合発生時の対処などを課題として挙げるユーザーが多く見られました。

出典:
バーチャレクス・コンサルティング株式会社 2018年 『RPAに関する実態調査 調査結果①：企業が抱える、RPA導入に伴う課題・悩みとは？』：https://www.toolhouse-vxc.com/special/rpa-research201808/result-1/

運用体制を含めた長期的なプランニングがきちんとできていないと、導入後に発生する問題の対応に追われ、予期せぬ工数が発生することでしょう。

RPAの導入を予定している、あるいは検討段階の企業の多くは、RPA化のメリットや他社の成功事例に目が向きがちです。ところが業務の自動化を急ぐあまり、導入前後に発生し得る事態や課題を見落とし、結果的に導入そのものが失敗する可能性もあります。RPAを導入したことで、逆に工数が増えてしまったなんてことになれば、元も子もありません。そこで、RPAの導入を成功させるうえで実施、あるいは検討すべきポイントを導入フェーズごとに詳しく解説します。

RPAの導入にあたって現場のニーズや要望に応えることも重要ですが、適用業務の抽出時に現場の声を優先し過ぎると、本当にRPA化すべき業務が見落とされて、思うような効果が得られない状況に陥りかねません。RPAで自動化したい業務と、自動化が可能な業務の精査が必要です。
RPA担当者が現場にヒアリングを行いながら洗い出しを進めるケースが多いですが、ヒアリングは誰が誰に行うかによって、結果が大きく変わるので要注意です。
ヒアリングの内容は参考程度にとどめ、実際の判断には、一定の基準を保てる網羅的な手段が有効です。

また、業務を洗い出す際は業務フローを可視化、つまりマニュアルとして文書化するのがポイントです。ロボットに記憶させる操作手順やルール・実行スケジュールなどは、詳細な業務マニュアルに基づいて作成されるため、業務の洗い出しの際にはマニュアル化も合わせて実行しましょう。

RPAツール選びも導入成否を左右するポイントです。自社の規模や導入目的に合ったツールを選ぶと良いでしょう。中～大規模企業ならサーバー・クラウド上にインストールするRPAを、個人事業主・SOHO・小規模企業への導入には1台のパソコン上でのみ稼働するRDA（Robotic Desktop Automation）が適しています。

RPAツールの選定ポイントも確認しておきましょう。

「RPAで年間◯百万時間の削減に成功」「年間◯%のコスト削減に成功」などの成功例がメディアで大々的に取り上げられ、本格的な導入に意欲を見せる企業が増えています。 実は、どの成功事例も導入規模に関係なく「スモールスタート」で導入・運用して、RPAの対象業務や対象部門を拡大・展開しているのはご存知でしたでしょうか。

スモールスタートとは「小さく始める」を意味し、新しいテクノロジーやプロジェクトを導入に際して範囲を限定して試験導入を行い、徐々に規模を拡大していく方法です。 RPAの導入においても、スモールスタートが有効とされています。

多くの企業がRPAを初めて導入することかと思いますし、世の中に出ているRPAの導入事例が必ずしも自社にマッチするとは限りません。まずは試験導入する業務範囲を限定して運用してみるのがポイントです。試験運用の効果を評価した後に本格導入に向けて適用業務やフローを見直したり、他部署への展開にフィードバックしたりすることが、RPA導入を成功させる近道と言えるでしょう。

試験導入を踏まえてRPAを本格導入した後も、運用中にさまざまな課題に直面することが予想されます。導入後に気を付けるべき実施・検討項目は以下の通りです。

効果検証はRPAのPoC（概念実証）や試験導入時だけでなく、本格導入の前後でも実施すべきです。RPAによって業務がどの程度効率化できているか、数値化して分析・評価します。効果測定で用いる評価項目の一例をご紹介します。

効果検証は定期的に行い、RPAの運用体制やロボットの設定・メンテナンスにフィードバックする仕組みづくりが重要です。 効果検証を怠ると、結局RPAの導入によってどういった効果が得られたのか、投資対効果は出ているのか、曖昧になってしまいます。
スモールスタートで始めたRPAプロジェクトを全社に拡大させていくには、効果検証が必須なのです。

なぜかうまくいかないRPA・・・

その原因は意思決定段階からあった！

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RPAは定型業務の自動化で業務効率化を実現して、人件費などのコスト削減も可能にするツールとして関心を集めています。成功事例や社会動向などから、RPAの利便性や効果・メリットがフォーカスされる機会も多く、今後もRPA市場は拡大し続けるでしょう。

ただし、導入にはRPAで置き換える業務の選別や導入費用、運用体制の構築などの課題もあります。株式会社テンダが着目したのは、導入前後の業務の洗い出しと可視化です。

テンダが提供するD-Analyzer（ディーアナライザー）は、対象業務の精査を自社で行うために必要な機能を搭載したソリューションプラットフォームです。RPAの導入に関して、RPAコンサルタントに100%頼り切るようなことなく、自主的に推進することができます。D-Analyzerは業務で使用するパソコンにインストールし、普段通り業務を行うだけで、パソコン上の操作ログの収集や、ログデータの分析と評価を自動で行い、業務のフローや効果を可視化します。

RPAで業務を自動化したくても、導入に欠かせない作業ログの収集・管理や業務フローのマニュアル化は手作業で行わざるを得ないのが現状です。D-Analyzerを導入すればこれらの工程も自動化でき、RPA導入を効率的に進めることができます。

また、RPAの導入後も同様の手順でログを収集することで、導入前後でどれだけ時間が削減できたのか、定量的に把握することができます。

D-Analyzerには無料の体験版もありますので、まずは自社でどのようにログを集め、分析できるのか試してみるのが良いでしょう。

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